AUXILIAR DE ARCHIVO NUEVO
Misión:
Registrar y asegurar la clasificación adecuada de los expedientes y documentos relacionados con los servicios técnicos de Distribuidora Corripio, proporcionando información confiable que facilite la operación del departamento y la satisfacción del cliente.
Responsabilidades:
1. Registrar expedientes de clientes y asegurar la correcta clasificación por número de cédula o RNC, organizando física y digitalmente los documentos en el sistema establecido, con el fin garantizar la localización inmediata y facilitar el acceso oportuno al personal correspondiente, garantizando una atención eficiente y sin retrasos.
2. Verificar que cada expediente contenga la documentación completa como formularios de ingreso, diagnósticos, reportes técnicos y firmas del cliente, revisando físicamente cada documento y comparándolo con la lista de requisitos, con el objetivo de asegurar la integridad del archivo y evitar omisiones que afecten la continuidad y calidad del servicio.
3. Registrar y archivar oportunamente la documentación técnica, administrativa y conciliaciones relacionadas con órdenes de trabajo y cambios, siguiendo los lineamientos y protocolos establecidos, con el fin asegurar la disponibilidad y trazabilidad de la información necesaria para la toma de decisiones y seguimiento operativo.
4. Proporcionar apoyo en la ejecución de la digitalización de expedientes, siguiendo los procesos establecidos y registrando cada archivo en el sistema documental, para mejorar la accesibilidad remota y disminuir el almacenamiento físico.
5. Proporcionar respuestas a solicitudes internas de búsqueda o consulta de expedientes, localizando la información en archivos físicos o digitales y entregándola al solicitante conforme a los protocolos establecidos, para brindar soporte oportuno a las áreas involucradas y fortalecer la experiencia del cliente final.
6. Asegurar la conservación y seguridad documental, aplicando medidas de almacenamiento seguro y revisando periódicamente el estado de las carpetas y cajas, con el fin de proteger la información sensible de los clientes y cumplir con las políticas de Distribuidora Corripio.
7. Seguir protocolos establecidos de atención al cliente, ejecutando los pasos y comportamientos definidos para cada tipo de servicio y comunicando de manera clara y respetuosa, para asegurar interacciones profesionales, coherentes y alineadas con los estándares de calidad y experiencia de la empresa.
Conocimientos:
Bachiller Estudiante universitario de Administración o carreras afines.
Conocimientos en organización de archivos y manejo de documentos.
Manejo de herramientas ofimáticas y escáneres. Manejo de Dynamics 365
Experiencias:
Mínimo un (1) año de experiencia previa en archivo o gestión documental.
