AUXILIAR ARCHIVO

Propósito del puesto

Registrar y asegurar la clasificación adecuada de los expedientes y documentos relacionados con los servicios técnicos de Distribuidora Corripio, proporcionando información confiable que facilite la operación del departamento y la satisfacción del cliente.

Funciones principales

1. Registrar expedientes de clientes y asegurar la correcta clasificación por número de cédula o RNC, organizando física y digitalmente los documentos en el sistema establecido, con el fin garantizar la localización inmediata y facilitar el acceso oportuno al personal correspondiente, garantizando una atención eficiente y sin retrasos.

2. Verificar que cada expediente contenga la documentación completa como formularios de ingreso, diagnósticos, reportes técnicos y firmas del cliente, revisando físicamente cada documento y comparándolo con la lista de requisitos, con el objetivo de asegurar la integridad del archivo y evitar omisiones que afecten la continuidad y calidad del servicio.

3. Registrar y archivar oportunamente la documentación técnica, administrativa y conciliaciones relacionadas con órdenes de trabajo y cambios, siguiendo los lineamientos y protocolos establecidos, con el fin asegurar la disponibilidad y trazabilidad de la información necesaria para la toma de decisiones y seguimiento operativo.

4. Proporcionar apoyo en la ejecución de la digitalización de expedientes, siguiendo los procesos establecidos y registrando cada archivo en el sistema documental, para mejorar la accesibilidad remota y disminuir el almacenamiento físico.

5. Proporcionar respuestas a solicitudes internas de búsqueda o consulta de expedientes, localizando la información en archivos físicos o digitales y entregándola al solicitante conforme a los protocolos establecidos, para brindar soporte oportuno a las áreas involucradas y fortalecer la experiencia del cliente final.

6. Asegurar la conservación y seguridad documental, aplicando medidas de almacenamiento seguro y revisando periódicamente el estado de las carpetas y cajas, con el fin de proteger la información sensible de los clientes y cumplir con las políticas de Distribuidora Corripio.

7. Seguir protocolos establecidos de atención al cliente, ejecutando los pasos y comportamientos definidos para cada tipo de servicio y comunicando de manera clara y respetuosa, para asegurar interacciones profesionales, coherentes y alineadas con los estándares de calidad y experiencia de la empresa.

Experiencia

• Mínimo un (1) año de experiencia previa en archivo o gestión documental. (deseable)

Conocimientos y habilidades

• Estudiante universitario de Administración o carreras afines. (Deseable]

• Conocimientos en organización de archivos y manejo de documentos.

• Manejo de herramientas ofimáticas y escáneres.

• Manejo de Dynamics 365 (Deseable)

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